Les solutions MES permettent aux entreprises industrielles d’être plus compétitives et efficaces. C’est pour cette raison que de plus en plus d’entreprises décident de mettre en place ce type de plateforme dans leurs usines. Toutefois, la sélection du meilleur fournisseur n’est pas une tâche facile. Dans cet article, nous expliquons comment une RFP (demande de proposition) peut vous aider dans ce processus et nous vous donnons quelques conseils pratiques sur la façon de la préparer.
Qu’est-ce qu’une RFP (demande de proposition) ?
Lors de la sélection d’un fournisseur MES, il est très courant pour les entreprises industrielles d’identifier les objectifs et les exigences du projet, ainsi que l’approche globale souhaitée, puis d’émettre une demande de proposition ou RFP.
Dans ce document, les entreprises indiquent clairement quel type de solution elles recherchent, quel est leur objectif et quels sont leurs critères d’évaluation. À partir de là, ils préparent le terrain pour que chaque fournisseur démontre comment son produit répond aux besoins qu’ils recherchent, et s’il est en mesure d’utiliser son expérience et son expertise pour les aider à surmonter leurs difficultés.
Cela dit, la création d’une RFP pour le MES est une très bonne occasion pour les entreprises industrielles d’examiner les offres des différents fournisseurs, de prendre une décision éclairée et stratégique et d’investir dans le logiciel qui leur convient.
5 conseils pour vous aider à rédiger une bonne RFP pour le MES
La préparation de ces demandes est une tâche complexe, longue et fastidieuse pour les entreprises. Nous soulignons ci-dessous certaines des astuces qui, selon le Manufacturing Operations Management Institute (MOMi), permettent de rationaliser et d’améliorer le processus de préparation d’une RFP pour le MES.
1. Trouver un équilibre dans la définition des exigences
L’une des étapes clés de l’élaboration d’une RFP pour le MES est la collecte et la définition des exigences du projet. Il est important de donner aux fournisseurs l’historique et le contexte de cette recherche afin qu’ils comprennent les objectifs commerciaux et de production de l’entreprise.
À ce stade, il est essentiel de trouver un équilibre : si un manque de précision peut conduire l’entreprise à contracter la mauvaise solution en raison d’un manque d’informations, il n’est pas non plus recommandé de spécifier les exigences en détail et de demander une personnalisation excessive du logiciel.
En ce sens, MOMi préconise l’élaboration d’une liste d’exigences qui permet aux fournisseurs de démontrer comment ils peuvent s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise, mais qui leur laisse également une certaine marge de manœuvre pour inclure des éléments alternatifs et innovants, sur la base de leur expérience et de leurs réussites.
Les onze dimensions définies par l‘International Society of Automation (ISA95) constituent un bon point de départ pour aider toute entreprise à élaborer la structure de son appel d’offres :
- Acquisition de données
- Planification
- Gestion du personnel
- Gestion des ressources
- Flux de produits et de lots
- Traçabilité et généalogie des produits
- Contrôle de la qualité
- Gestion des processus
- Analyse des performances
- Gestion des documents
- Gestion de la maintenance
2. Assure la participation de l’organisation
L’élaboration d’une RFP pour le MES ne doit pas seulement impliquer le personnel technique d’IT ou OT. Les experts de MOMi préconisent que les personnes qui devraient diriger le processus de recherche et de sélection d’un fournisseur MES sont les départements qui utiliseront réellement l’outil au quotidien : les finances et les opérations.
L’objectif de cette approche est de faire en sorte que le choix final soit plus largement accepté au sein de l’organisation, notamment par les employés qui doivent utiliser le logiciel au quotidien. “Même la plateforme MES la plus puissante du marché n’a aucune valeur si les gens ne l’utilisent pas correctement”, disent-ils.
3. N’oubliez pas que vous avez besoin de plus qu’un produit
La mise en œuvre d’un système MES est bien plus que l’achat et la configuration d’un logiciel. Quelle que soit la puissance du produit, si le fournisseur ne dispose pas de consultants qualifiés pour effectuer le déploiement, réaliser les personnalisations nécessaires et offrir un bon support technique tout au long de la vie de l’outil, le projet n’aura pas de continuité et ne générera pas les bénéfices attendus.
Pour MOMi, le partenariat et la collaboration entre le fabricant et le fournisseur de logiciel MES sont très importants : “Si, dans l’appel d’offres, nous leur donnons notre feuille de route, nos objectifs, nos buts commerciaux et leur parlons de nos processus, le fournisseur doit nous dire comment il s’engage à assurer notre succès à long terme et comment il va être un bon partenaire pour notre entreprise”.
Pour recueillir les bonnes informations et bien évaluer les candidats, il convient de poser, dans l’appel d’offres pour le MES, certaines questions relatives à la stratégie future de l’entreprise. Par exemple, n’hésitez pas à demander si le fournisseur sera en mesure de vous soutenir, avec un logiciel évolutif et une équipe expérimentée, à mesure que votre entreprise se développera.
4. Pensez au long terme
Cette quatrième recommandation a beaucoup à voir avec la précédente. Lorsque vous préparez une RFP pour le MES, vous devez être clair non seulement sur votre situation actuelle et vos besoins immédiats, mais aussi sur l’évolution de votre entreprise au cours des cinq prochaines années (au moins).
Nous parlons de logiciels qui nécessitent un investissement important et qui auront une longue vie au sein de l’entreprise. Pour cette raison, montrez aux fournisseurs combien il est important pour vous que la solution soit robuste, agile, flexible et évolutive. Il doit également s’agir d’un outil qui est constamment développé, mis à jour et amélioré afin que vous puissiez tirer parti des dernières avancées technologiques (IIoT, cloud computing, mobilité, etc.).
5. Prenez en compte le coût total de possession (CTP)
Enfin, ne vous laissez pas guider uniquement par le prix initial du MES lors du processus de décision d’achat. Le prix du logiciel (la licence ou le coût initial du produit) ne représente qu’entre 15 % et 20 % du coût total de possession pendant les sept premières années. N’oubliez pas que vous devez également investir dans le matériel, l’infrastructure, la maintenance, la formation, l’intégration, etc.
En outre, même si cela peut accélérer et rendre moins coûteux le processus d’intégration entre les deux systèmes, opter pour le MES proposé par votre fournisseur d’ERP et écarter les autres options est souvent la mauvaise décision. En général, ces produits manquent de fonctionnalités et/ou de facilité d’utilisation par rapport à d’autres solutions proposées par des fournisseurs de solutions MES uniquement, comme Mapex.
En résumé, si vous recherchez activement un système MES ou si vous souhaitez changer de fournisseur pour exploiter davantage les avantages du MES, ne sous-estimez pas le potentiel de la RFP lorsque vous sélectionnez le meilleur candidat pour mettre en œuvre un système MES dans vos usines.
Définissez bien les objectifs SMART que votre entreprise souhaite atteindre aujourd’hui et à l’avenir ; soyez clair sur le budget et la portée de la solution ; prévoyez une bonne feuille de route ; posez des questions liées à votre secteur et à vos processus ; et obtenez la participation et le soutien des travailleurs qui utiliseront la plate-forme au quotidien.
