Auditorías por capas: di adiós al papel y mejora su gestión con Mapex

Las auditorías por capas son muy útiles a la hora de verificar que los procesos productivos se realizan conforme a los estándares definidos y evitar así futuros problemas de calidad. En este artículo te explicamos en qué consisten la revisión y validación de estas auditorías y por qué es muy recomendable llevar a cabo su gestión con la ayuda de un software como Mapex.

¿Qué son las auditorías por capas?

Una auditoría por capas (Layered Process Audit o LPA) es un sistema de revisión y estandarización que se basa en verificar la correcta ejecución de un proceso productivo.

Se trata de una técnica que tiene como objetivo asegurar el cumplimiento de los estándares e inculcar su importancia a todos los miembros de la organización. De esta manera, la empresa es capaz de anticiparse a los problemas de calidad, reducir al máximo las no conformidades e impulsar la eficiencia en la planta de fabricación.

El sector de la automoción fue una industria pionera a la hora de poner en práctica las auditorías LPA. De hecho, fabricantes de equipo original (OEM) como General Motors obligan a sus proveedores a establecer este sistema de verificación en sus fábricas.

Sin embargo, cada vez es más habitual que compañías de otros sectores también implementen las auditorías por capas, especialmente aquellas que apuestan por la metodología Lean y otras estrategias para alcanzar la excelencia operacional como el ciclo PDCA.

Los tres elementos clave de las auditorías por capas

A continuación, vemos cuáles son los tres elementos fundamentales para poner en marcha un sistema de auditorías por capas en una empresa industrial.

1. Los auditores

En las auditorías por capas, el grupo de auditores está formado por profesionales del área de calidad, pero también de otros departamentos de la organización y de varios niveles de gestión, incluida la dirección ejecutiva.

Otra de las características de este tipo de controles internos es que las auditorías se realizan con una frecuencia predeterminada en función del nivel del auditor. Como se puede ver en la pirámide, mientras que los operarios suelen llevar a cabo revisiones diarias, las personas que forman parte del mando directivo efectúan las auditorías una vez cada tres meses, aproximadamente.

De esta manera, los auditores se verifican mutuamente, se reduce la posibilidad de pasar por alto posibles incumplimientos en los estándares definidos para el proceso productivo y, en cierto modo, se deja claro que la calidad es una cuestión que atañe a todos los miembros de la organización.

2. El check-list

Las auditorías por capas normalmente se centran en procesos específicos, en los que la variabilidad y el incumplimiento del estándar pueden llegar a ser muy perjudiciales para la compañía: aumento de costes asociados a no conformidades y retrabajos, problemas de seguridad laboral, etc.

Además, y relacionado con el primer elemento, están pensadas para que cualquier persona, independientemente de su cargo en la empresa o especialización, pueda llevarlas a cabo sin necesidad de recibir formación o entrenamiento específico para ello.

Hay que tener en cuenta que la elaboración del check-list no es sólo responsabilidad del departamento de Calidad. Operaciones también debe estar involucrado en esta tarea; son empleados que conocen de primera mano cómo la ejecución del proceso de fabricación puede llegar a afectar la calidad de un producto.

Por otro lado, el listado de verificación no debe exceder las 10 preguntas cerradas (Sí/No, Pasa/No pasa, OK/NOK) y el auditor tiene que ser capaz de responderlas todas en un máximo de 15 minutos. 

Las cuestiones deben ser fáciles de entender. Es igualmente importante dejar muy claro al auditor en qué elementos o evidencias tiene que fijarse para decidir si el proceso se está realizando (o no) de forma correcta.

3. El plan de acción

Cada una de las preguntas que componen el check-list de la auditoría por capas debe venir acompañada de un plan de acción eficaz. Es importante que cuando el auditor notifique la no conformidad se pongan en marcha medidas de contención y, si es necesario, acciones correctivas que traten la causa raíz.

Asimismo, para sacar el máximo provecho a este sistema, las empresas deben hacer un seguimiento de las auditorías realizadas. Esto significa monitorear métricas como, por ejemplo, los índices de aprobación, la finalización a tiempo de las auditorías, el número de auditorías completadas, etc.

Los beneficios de las auditorías LPA 

En muchos casos, detrás de los retrabajos, las reclamaciones de los clientes o los desperdicios se esconde la falta de estandarización de los procesos o el incumplimiento de los métodos aprobados.

Es por eso que cada vez más empresas industriales utilizan el sistema de auditorías por capas. No deja de ser un enfoque proactivo para controlar los procesos productivos, potenciar la calidad del trabajo y mejorar la cuenta de resultados de la compañía.

Las auditorías LPA repercuten (directa o indirectamente) en:

  • La reducción de costes: la detección temprana de errores equivale a menos desperdicios, reprocesos, cantidad de materias primas utilizadas, garantías por defectos de fabricación, indemnizaciones o sanciones por incumplimiento de las medidas de prevención de riesgos laborales, etc.
  • El aumento del nivel de satisfacción de los clientes a través de la mejora de la calidad de los productos.
  • El cumplimiento de los estándares y la eliminación de la variabilidad de los procesos.
  • El desarrollo de una cultura de mejora continua en la empresa.
  • La mejora de la comunicación, la transparencia y la colaboración entre departamentos.

Gestión manual vs. digital de las auditorías por capas

La digitalización de las auditorías por capas es fundamental para mantener este sistema en el tiempo y aprovechar todo su potencial. De lo contrario, la gestión manual de estos controles puede acarrear:

  • Bajos índices de realización de las auditorías: programar un gran volumen de auditorías y recordar a los empleados que las lleven a cabo sin la ayuda de un software es una tarea muy complicada para las empresas.
  • Falta de visibilidad de las no conformidades: registrar los errores en documentos en papel no sólo pone en riesgo la seguridad de la información, sino que impide acceder a ella de manera fácil y rápida.
  • Retrasos en los informes de auditoría: la introducción manual de los datos y su análisis en hojas de cálculo entorpece el seguimiento de las medidas correctivas o la detección rápida de problemas potenciales y la puesta en marcha de acciones preventivas.
  • Fugas de calidad y clientes insatisfechos: una gestión ineficaz de las auditorías por capas no ayuda a reducir los problemas de calidad y puede llegar a perjudicar la reputación de la compañía. 

Mapex te ayuda a poner en práctica las auditorías LPA

El módulo de Calidad de Mapex incorpora las herramientas necesarias para poder configurar, planificar y realizar auditorías de proceso por capas.

Nuestra plataforma permite dar de alta los diferentes niveles, la frecuencia de los controles, los procesos a auditar y los puntos de inspección. El software cuenta con un apartado de planificación, en el que se muestran las auditorías ya asignadas y programadas, así como una propuesta de las futuras auditorías, según la frecuencia y secuencia definidas, que puede visualizarse en formato Gantt.

Desde la pantalla de Mapex, los auditores también pueden ver y pasar los puntos de inspección del check-list, y asignar una acción. Por último, el software genera informes históricos para que la empresa pueda hacer un seguimiento de todas las auditorías realizadas, los puntos de inspección contestados y las posibles acciones generadas.

Rellena este formulario de contacto si quieres saber más sobre los beneficios de implementar el sistema MES de Mapex. Centraliza en una única plataforma la gestión de todas tus auditorías e inspecciones, y aumenta la transparencia, la eficiencia y la capacidad de análisis de la información en tu compañía.

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