RFP para MES: consejos para elegir al mejor proveedor

Las soluciones MES permiten que las empresas industriales puedan ser más competitivas y eficientes. Es por esta razón que cada vez más compañías deciden implementar este tipo de plataformas en sus fábricas. Ahora bien, seleccionar el mejor proveedor no es una tarea fácil. En este artículo, te explicamos cómo puede ayudarte un Request for Proposal (RFP) en este proceso y te ofrecemos algunos consejos prácticos para elaborarlo.

¿Qué es un Request for Proposal (RFP)?

A la hora de seleccionar un proveedor de sistemas MES, es muy habitual que las empresas industriales identifiquen los objetivos y requerimientos del proyecto, así como el enfoque general deseado, y, a continuación, emitan un Request for Proposal o RFP.

En este documento, las compañías dejan claro qué tipo de solución buscan, cuál es su propósito y cuáles son sus criterios de evaluación. A partir de aquí, sientan las bases para que cada proveedor pueda demostrar cómo su producto aborda las necesidades planteadas, y si es capaz de utilizar su experiencia y conocimiento para ayudarlas a superar sus retos.

Dicho esto, la creación de un RFP para MES supone una muy buena oportunidad para que las compañías industriales examinen las ofertas de varios proveedores, puedan tomar una decisión informada y estratégica, e inviertan en el software que realmente les conviene. 

5 recomendaciones que te ayudarán a redactar un buen RFP para MES

Preparar este tipo de solicitudes es una tarea compleja, que requiere tiempo y mucha dedicación por parte de las empresas. A continuación, destacamos algunos de los trucos que, según el Manufacturing Operations Management Institute (MOMi), contribuyen a agilizar y mejorar el proceso de elaboración de un RFP para MES.

1. Encuentra un equilibrio en la definición de los requerimientos

Una de las etapas clave a la hora de elaborar un RFP para MES es la recopilación y definición de los requerimientos del proyecto. Es importante proporcionar a los proveedores los antecedentes y el contexto de esta búsqueda para que entiendan los objetivos de negocio y de producción de la empresa. 

En esta fase es esencial encontrar el equilibrio: mientras que quedarse corto puede llevar a la compañía a contratar la solución inadecuada por falta de información, especificar con todo lujo de detalle los requerimientos y solicitar una customización excesiva del software tampoco es recomendable.

En este sentido, el MOMi aboga por elaborar un listado de requerimientos que permita a los proveedores demostrar cómo pueden adaptarse a las necesidades específicas de la compañía, pero que a su vez les dé cierto margen de maniobra para incluir elementos alternativos e innovadores, basados en su experiencia y casos de éxito.

Un buen punto de partida que ayuda a cualquier empresa a elaborar la estructura de su RFP son las once dimensiones que define MESA International:  

  • Adquisición de datos
  • Planificación
  • Gestión de personal
  • Gestión de recursos
  • Flujo de productos y lotes
  • Trazabilidad y genealogía de los productos
  • Control de calidad
  • Gestión de procesos
  • Análisis del rendimiento
  • Gestión de documentos
  • Gestión del mantenimiento

2. Garantiza la participación de la organización

La elaboración de un RFP para MES no sólo debe involucrar al personal técnico de IT y OT. Los expertos del MOMi defienden que quienes deben liderar el proceso de búsqueda y selección de un proveedor de sistemas MES son los departamentos que realmente usarán la herramienta en su día a día: negocio y operaciones. 

El objetivo de este enfoque es que la elección final tenga una mayor aceptación dentro de la organización, especialmente por aquellos empleados que tienen que utilizar el software a diario. “Incluso la plataforma MES más potente del mercado no aporta ningún valor si las personas no la utilizan como es debido”, apuntan desde este organismo.

3. Recuerda que necesitas más que un producto

Implementar un sistema MES es mucho más que comprar y poner en marcha un software. Por muy potente que sea el producto, si el proveedor no cuenta con consultores cualificados para realizar el despliegue, llevar a cabo las customizaciones necesarias y ofrecer un buen soporte técnico durante toda la vida útil de la herramienta, el proyecto no tendrá continuidad ni generará los beneficios esperados. 

Para el MOMi es muy importante la asociación y colaboración entre el fabricante y el proveedor del software MES: “Si en el RFP les proporcionamos nuestra hoja de ruta, objetivos, metas de negocio, y les hablamos de nuestros procesos, el proveedor debe decirnos cómo se compromete con nuestro éxito a largo plazo y cómo va a ser un buen partner para nuestra empresa”.

Para recopilar la información correcta y evaluar bien a los candidatos, en el RFP para MES debemos plantear algunas cuestiones relacionadas con la estrategia de futuro de la compañía. Por ejemplo, no dudes en preguntar si el proveedor será capaz de acompañarte, con un software escalable y un equipo con experiencia, a medida que tu negocio crezca.

Siglas de RFP para MES

4. Piensa a largo plazo

Esta cuarta recomendación tiene mucho que ver con la anterior. Y es que a la hora de elaborar un RFP para MES debes tener claras no sólo tu situación actual y necesidades inmediatas, sino también la evolución de tu negocio en los próximos cinco años (como mínimo).

Hablamos de un software que requiere una gran inversión y que tendrá un largo recorrido dentro de la empresa. Por esta razón, muestra a los proveedores cuán importante es para ti que la solución sea robusta, ágil, flexible, escalable, y que sea una herramienta que esté en constante desarrollo, actualización y mejora para que puedas sacar provecho de los últimos avances tecnológicos (IoT, computación en la nube, movilidad, etc.).

5. Ten en cuenta el Coste Total de Propiedad (CTP)

Por último, no te dejes guiar exclusivamente por el precio inicial del MES durante el proceso de decisión de compra. “El precio del software (la licencia o el coste inicial del producto) sólo supone entre el 15% y el 20% del Coste Total de Propiedad durante los primeros siete años. No olvides que también hay que invertir en hardware, infraestructura, mantenimiento, formación, integración, etc.”, apuntan desde el MOMi.

Además, aunque pueda agilizar y abaratar el proceso de integración entre ambos sistemas, apostar por el MES que ofrece tu proveedor de ERP y descartar otras opciones a menudo es una decisión errónea. Normalmente, este tipo de productos carecen de funcionalidades y/o facilidad de uso en comparación con otras soluciones de proveedores especializados sólo en MES como Mapex.

En resumen, si estás buscando activamente un sistema MES o quieres cambiar de proveedor para aprovechar aún más los beneficios de esta herramienta, no subestimes el potencial del RFP a la hora de seleccionar el mejor candidato para implantar un sistema MES en tus fábricas.

Define bien los objetivos SMART que tu empresa quiere alcanzar ahora y en el futuro; ten claro el presupuesto y el alcance de la solución; planea una buena hoja de ruta; haz preguntas relacionadas con tu sector y procesos, y cuenta con la participación y el apoyo de los trabajadores que utilizarán la plataforma en su día a día.

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